Co je to vlastně Software Asset Management
Česky lze Software Asset Management (SAM) přeložit jako Řízení a správa softwarových prostředků. V podstatě jde o souhrn postupů, jako jsou např. optimalizace nákupu SW licencí, udržování přehledu o instalovaném SW, nastavení pravidel a směrnic pro zaměstnance a další. Cílem SAM by pak měl být stav, kdy jste schopni:
- Dosáhnout efektivní evidence IT prostředků, získat potřebné informace prakticky okamžitě
- Nakupovat licence na základě relevantních podkladů
- Zamezit výskytu nežádoucích instalací SW
- Mít přehled o skutečném využití software
- Přenést odpovědnost na uživatele
- Vyhnout se hrozbě pokut za licenční nedostatky v případě kontroly
Dílčí oblasti SAM ve vztahu k systému MagikINFO
Správa softwarových prostředků je jednou ze stěžejních oblastí systému MagikINFO. Problematiku softwarové čistoty řeší MagikINFO v českých organizacích již přibližně 15 let. Za tu dobu se samozřejmě změnila spousta věcí, ať už to bylo dáno vývojem IT technologií, legislativního prostředí a dalšími faktory. Měnily se také potřeby společnosti, na které jsme se i my snažili reagovat. Níže najdete dílčí oblasti SAM, jejich stručný popis a návaznosti na systém MagikINFO, potažmo modul MagikAUDIT, který obsahuje nástroje pro komplexní správu SW aktiv.
Přehled o instalovaném software v organizaci
Pravidelné automatické skeny počítačů jsou základem pro softwarový audit. Systém MagikINFO umožnuje provádět audity počítačů zcela automaticky a v plánovaných intervalech. Součástí přehledu software jsou také informace o verzi či licenci produktu (komerční či freeware). Detekce software vychází z databáze SW vzorů, a to včetně unikátní metody generického vzoru, který výrazně snižuje náročnost na údržbu databáze.
Evidence zakoupených licencí
Nabývací doklady k software jsou klíčové z hlediska dokazování čistoty software v organizaci. Každá instalace komerčního produktu by tak měla obsahovat licenci zavedenou na dokladu v účetnictví organizace. Tato část je náročná zejména na počátku, kdy je třeba dohledat licence zakoupené v minulosti. Optimálním stavem je pak zavedení procesů, kdy při zakoupení licence je faktura naskenována, přiložena k elektronické evidenci v MagikINFO a zavedena jako licence ke spárování s instalací software.
Přiřazení licencí instalacím (zařízením a uživatelům)
Přiřazení může v MagikINFO probíhat zcela automaticky, kdy zejména pro software o větším počtu licencí lze nastavit tak, aby se licence automaticky přiřazovaly bez ručního zásahu na počítače, které obsahují instalaci takového produktu. K dispozici je také ruční přiřazení, zejména pro software, který vyžaduje spárování např. na základě licenčního čísla. Výsledkem jsou sestavy, které zobrazují rozdíl mezi zakoupenými licencemi a nalezenými instalacemi, a také podrobné sestavy software s informací o přiřazené licenci.
Narovnání stavu, nastavení pravidel, postupů a intervalů
Jde o proces, kdy je potřeba dokoupit chybějící licence, nebo odinstalovat nežádoucí instalace produktů. Licence za Vás MagikINFO zakoupit nedokáže, ale může Vám významně pomoci s odinstalací produktů prostřednictvím modulu Vzdálených distribucí, případně také hromadnou instalací volně dostupných alternativ.
Předchozí kroky v podstatě vedou k provedení softwarového auditu. Ovšem to je vždy stav, který je platný pouze v daném okamžiku. Aby práce měla trvalejší hodnotu, je potřeba také nastavit pravidla, odpovědnost, postupy a časové intervaly.
Nastavení podmínek prostředí (vnitropodnikové směrnice upravující kompetence uživatele), nastavení procesů v oblasti nákupu a správy licencí, vycházející z potřeb organizace a vždy také z aktuálního stavu instalovaného a licencovaného stavu. V neposlední řadě nastavení odpovědnosti prostřednictvím pravidelných předávacích protokolů a specifikačních listů počítače. MagikINFO obsahuje již řadu sestav a protokolů, které obsahují všechny potřebné náležitosti. Stejně tak ale umožnuje vytvářet vlastní protokoly, které budou respektovat podmínky a kulturu dané organizace.
Kontrola a dohled
Stav software v organizaci je neustále v pohybu. Výskyty nežádoucích instalací samozřejmě nelze zcela odbourat, ale lze je s úspěchem redukovat. Nešvarem dnešní doby jsou např. přenosné aplikace na USB, které není potřeba instalovat a nevyžadují tak žádná vyšší oprávnění. I tyto jsou v rámci auditu detekovány na základě detekce rozhodných souborů. Ale lze tomu také předcházet, a to možností zablokovat USB flash disky na vybraných počítačích (součást modulu MagikMONITOR).
Užitečným pomocníkem je také modul pro zasílání notifikací, který Vás může upozornit např. na počítače, které delší čas nebyly auditovány, na vypršení platnosti licence či podpory nebo na výskyt nelicencovaného software.
Přehled o využití software
Přehled o využití software již není přímo součástí postupů a procesů SAM, ale měl by mít významný vliv na politiku nákupu licencí či jejich obnovu včetně Maintenance. MagikINFO obsahuje sestavy, které přesně zobrazují statistky využití vybraného produktu, tedy např. celkový čas aktivního použití, a počet aktivních uživatelů za vybrané časové období.
